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被最後期限緊咬住

被最後期限緊咬住

31/3/17

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你在時間管理上有困難?工作上作一些調整可能會幫到你。

 

清理桌上的雜亂無章

保持家中和公司整潔,會為你節省不少時間。要開始整理,你先要丟掉無用的東西,例如垃圾文件和郵件。要確保你定期進行這個清理工作。1

除了硬件垃圾,你也應該清理你的電郵和網絡瀏覽器。

你可以將一些你經常瀏覽的網頁,標籤成為你最喜愛的網站。你亦可以將一個你喜歡的網頁設定成你的主頁,當你要重新開啟這個網頁時亦會更容易。

 

不要再被事情打斷工作

要控制所有對話的長度,你可以為每個對話計時,以確保它們都不超過幾分鐘。你亦盡量不要頻頻查看郵件,只在固定時間檢查郵箱。如果你要與某人見面,你應主動探訪他們,而不是待他們探訪你,這樣會給你更大的主導權。

如果你覺得中斷的個對話是一件十分尷尬的事情,你可以試試以下的說法:

「我明白你的問題」或「我非常感謝你抽空跟我談話」……「但看來現在不是我們談話的最佳時間」……「或許我們明天再詳細討論?」

 

要懂得分緩急輕重

 

用最簡單的甲、乙、丙機制來將你的工作排次序 。

標籤你目前最重要的工作為甲,重要的事情為乙,較不重要的事情為丙。

你可以用一個月曆來記錄你的所有約會。你可以將需要優先處理的郵件加上標示。有時候,專心完成一項工作比同時解決幾項工作更佳。最後,你亦可以將一項龐大的工作分為幾個細份,再逐一完成他們3

此外,要知道明天有甚麼事情要先做,你必先不停地更新你的工作清單。

 

要平衡生活和工作

要達至平衡不是一件易事,以下是一些貼士:

  • 午餐時間你可以選擇出外走走而不是繼續工作
  • 及早安排你的私人事情
  • 每天都要稍作休息,例如可以跟朋友或家人好好放輕鬆聊天
  • 每星期至少有一天要準時下班

 

以上這些小方法能夠讓你有效管理時間。

 

資料來源

  1. Gutmann J. The Stress Workbook. Sheldon Press, London 2000
  2. McMahon G. Time management solutions for management practitioners. Stress News p7-9. International Stress Management Association, London. 2000

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© Cigna 2017

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